До функцій юридичної служби входять контроль за правилі, ністю висунення претензій і відповідей на них; узагальнення ре- зультатів претензійної роботи; підготовка керівництву пропозицій щодо усунення недоліків у претензійній роботі підрозділів І посадових осіб.
На кожному підприємстві повинна організовуватись належна реєстрація і облік претензій і позовів, що, по-перше, забезпечує зберігання документів, а по-друге, дає змогу періодично аналізувати стан справ на підприємстві: встановлювати причини висунення претензій, рівень їх задоволення і на цій основі розробляти необхідні пропозиції і заходи щодо їх усунення.
На підприємстві реєструють претензії та позови юридичні служби шляхом журнальної форми ведення обліку. В одному журналі ведеться облік претензій і позовів, висунутих підприємством, у другому — висунутих до підприємства. Загальним питанням є також строки висунення і розгляду претензій. Недотримання встановлених строків може позбавити підприємство права на подання позову, що спричиниться до значних втрат. І навпаки, дотримання встановлених строків висунення та розгляду претензій найчастіше захищає підприємство від розгляду в господарських судах та грошових витрат на виплату державного мита, на відрядження тощо.
Претензійні та позовні матеріали, одержані підприємством, реєструються в книзі вхідної кореспонденції, а ті, що ним надсилаються у книзі вихідної кореспонденції. Особа, яка працює з кореспонденцією, що надійшла, повинна до претензійних та позовних матеріалів додати конверт, який має штамп пошти з датою відправки, що може бути єдиним доказом своєчасної чи несвоєчасно ї їх відправки.
При реєстрації претензій перевіряється наявність всіх документів, зазначених в додатку до них. При відсутності або невідповідності документів, зазначених додатку, працівниками канцелярії складається акт за підписом не менше 3-х осіб. Канцелярія після реєстрації претензії чи позовної заяви і резолюції керівника підприємства або його заступника в той же день передає ці документи в юридичну службу (при її відсутності - структурному підрозділу, якому доручено перевірку претензії або підготовку відзиву на позовну заяву), яка здійснює їх реєстрацію в журналі обліку і первинну правову оцінку, формує претензійну справу, готує відзив на позовну заяву.
Претензійні та позовні матеріали підприємства і ті, що надійшли до нього зберігаються в окремих папках (незакінчені претензії; не- закінчені позовні матеріали; закінчені претензії; закінчені позовні матеріали). Закінчені претензійні та позовні матеріали зберігаються юридичною службою на протязі трьох років до передачі їх на збереження в архів. Ці матеріали підшиваються у відповідні папки в тій послідовності, у якій вони були зареєстровані.
Претензія підлягає розгляду в місячний строк з дня її одержання. Якщо обов'язковими для обох сторін правилами або договором передбачено право перевірки забракованої продукції підприємс- твом-виробником, то претензії, пов'язані з якістю та комплектністю продукції, розглядаються впродовж двох місяців.
Якщо відсутні окремі необхідні для розгляду претензії документи, їх вимагають у заявника із зазначенням строку їх подання, але не менше п'яти днів, не враховуючи часу на поштове пересилання. При цьому розгляд претензії призупиняється до одержання цих документів або закінчення строку їх подання. Якщо витребувані документи не надійшли у встановлений строк, претензія розглядається за наявними документами.
Правильне висунення претензії уможливлює своєчасне врегулювання спорів, поновлення порушених прав та інтересів підприємства. Необхідні для висунення претензії матеріали готують заінтересовані підрозділи (відділ постачання, бухгалтерія та ін.) і передають до підрозділів, що виконують претензійну роботу; останні повинні перевірити наявність права на висування претензії, повноту одержаних матеріалів та їх належне оформлення.
У разі потреби від відділів вимагаються необхідні додаткові матеріали, а оформлені неналежним чином повертаються до них для доопрацювання у встановлений строк.
Порядок висування і розгляду претензій, які виникають під час виконання господарських договорів та на інших підставах, регулюється Господарським процесуальним кодексом України де визначені основні положення досудового врегулювання господарського спору. Спір може бути переданий для вирішення до господарського суду за умови додержання сторонами встановленого для цієї категорії спорів порядку їх досудового врегулювання. Статтею 222 ГК України передбачається досудовий порядок реалізації господарсько-правової відповідальності, відповідно до якого:
2.26. учасники господарських відносин, що порушили майнові права або законні інтереси інших суб'єктів, зобов'язані поновити їх, не чекаючи пред'явлення їм претензії чи звернення до суду;
2.27. у разі необхідності відшкодування збитків або застосування інших санкцій суб'єкт господарювання чи інша юридична особа - учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів має право звернутися до нього з письмовою претензією, (якщо інше не встановлено законом), підписану повноважною особою претензію із зазначенням передбачених законом відомостей (реквізитів), а саме: повного найменування і поштових реквізитів заявника претензії та особи (осіб), якій претензія пред'являється; дати пред'явлення і номеру претензії; обставин, на підставі яких пред'явлено претензію; доказів, що підтверджують ці обставини; вимог заявника з посиланням на нормативні акти; суми претензії та її розрахунку, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжних реквізитів заявника претензії; переліку документів, що додаються до претензії.
Претензія має бути розглянута з дотриманням таких вимог: а) протягом місячного терміну з дня її одержання, якщо інший строк не встановлено законом; б) обґрунтовані вимоги заявника одержувач претензії зобов'язаний задовольнити; в) при розгляді претензії сторони у разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору; г) про результати розгляду претензії заявник має бути повідомлений письмово; при цьому відповідь на претензію підписується повноважною особою або представником одержувача претензії та надсилається заявникові рекомендованим або цінним листом, або вручається йому під розписку.
У разі порушення встановлених строків розгляду претензії або залишення її без відповіді суд при вирішенні господарського спору стягує в доход держави з винної особи штраф у розмірі, встановленому законом.
Особливий порядок висування і розгляду встановлений для претензій до підприємств і організацій транспорту і зв'язку.
Справи за заявою прокурора (або його заступника) Антимо- нопольного комітету України та його територіальних відділень порушуйся господарським судом незалежно від вжиття сторонами заходів досудового врегулювання спорів. Підприємства, що посушили майнові права та законні інтереси інших підприємств, зобов'язані поновити їх, не чекаючи висунення претензії.
Про результати розгляду претензії заявнику повідомляється в
письмовій формі.
У відповіді на претензію зазначаються:
— повне найменування і поштові реквізити підприємства, що дає відповідь, та підприємства, якому надсилається відповідь;
— дата і номер відповіді; дата і номер претензії, на яку дається відповідь;
— якщо претензію визнано повністю або частково, — визнана сума, номер і дата платіжного доручення на перерахування цієї суми чи строк та засіб задоволення претензії, якщо вона не підлягає грошовій оцінці;
— якщо претензію відхилено повністю або частково, — моти- ви відхилення з посиланням на відповідні нормативні акти і документи, що обґрунтовують відхилення претензії;
— перелік доданих до відповіді документів та доказів. Відповідь на претензію підписує керівник або заступник керівника підприємства. Надсилається відповідь рекомендованим або листом чи вручається під розписку.
У практиці претензійної роботи важливе значення мають:
- економія і раціональне використання матеріальних, трудових, фінансових і інших видів ресурсів;
- зниження непродуктивних витрат і усуненню причин і умов, їм сприяючих;
- забезпечення захисту і відновлення порушених майновихпр і інтересів підприємства;
- забезпечення відповідальності порушників договірних зобов'язань;
- ефективне використання законодавства для поліпшення еко- номічних показників господарської діяльності.
До претензійний-позовної роботи відносяться:
- підготовка, отримання і складання документів, необхідних для пред'явлення і розгляду претензій і позовів;
- пред'явлення і розгляд претензій і підготовка позовів;
- підготовка відповідей (відгуків) і заяв про перегляд рішень, визначень, ухвал суду в порядку нагляду;
- захист інтересів підприємства при розгляді майнових, перед, договірних і інших суперечок в господарських і інших судах-
- здійснення організаційно-технічних засобів (реєстрація, облік, зберігання і відправка претензійний-позовних матеріалів);
- здійснення контролю за претензійний-позовним виробництвом;
- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійний-позовної роботи;
- підготовка висновків, пропозицій по поліпшенню претензійний-позовної роботи.
Порядок досудового врегулювання суперечок визначається ГПК України, якщо інше не встановлене законодавством, яке регулює конкретний вид господарських відносин. Порядок пред'явлення і розгляду претензій перевізникові, які виникають з відносин перевезення, визначаються транспортними статутами і кодексами, а претензії до органів зв'язку щодо надання останніми послуг зв'язку - відповідними правилами і положеннями. Разом з тим, претензії перевізникам, які виникають з відносин перевезення і претензії органам зв'язки, що виникають з операцій по наданню послуг зв'язку, є і розглядаються в порядку, передбаченому ГПК.