Функції внутрішнього аудиту визначаються керівництвом або власником підприємства залежно від змісту і специфіки його діяльності, обсягів, показників, системи управління. Одначе можна виділити ряд типових функцій, притаманних внутрішньому аудиту і відмінних від зовнішнього аудиту, незалежно від особливостей діяльності підприємства, на якому він проводиться, зокрема:
— зменшення ризиків у проведенні операцій, пов'язаних з ефективним використанням ресурсів;
— вивчення стану бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, їх моніторинг та розроблення рекомендацій щодо удосконалення цих систем;
— дослідження бухгалтерської й оперативної інформації, включаючи експертизу засобів і способів, що використовуються для визначення, оцінки, класифікації такої інформації, і складання на її основі звітності, а також спеціальне вивчення окремих статей звітності;
— перевірку виконання законів та інших нормативних актів, а також вимог облікової політики, інструкцій, рішень і вказівок керівництва або власників;
— оцінку ефективності механізму внутрішнього контролю, вивчення й оцінку контрольних процедур У структурних підрозділах підприємства;
— перевірку наявності, стану і забезпечення збереження майна;
— роботу над спеціальними проектами і контроль за окремими елементами структури внутрішнього контролю;
— оцінку використовуваного підприємством програмного забезпечення;
— спеціальні службові розслідування окремих випадків, за завданням керівника;
— координація своєї діяльності з діями незалежних аудиторських фірм під час проведення зовнішнього аудиту; віркиГ™ Та Надання висновків і звітів при проведенні перевірки;
— розроблення і подання пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і пропозицій з підвищення ефективності управління.
Наповнення функцій внутрішнього аудиту конкретним змістом залежить від особливостей діяльності підприємства і має здійснюватися тим органом управління, якому підпорядковується служба внутрішнього аудиту.
Завдання конкретної служби можуть бути різними залежно від специфіки роботи підприємства, від особливостей його організаційної структури і від завдань, які ставить перед собою адміністрація в даний момент. Вивчаючи завдання, які стоять перед службою внутрішнього аудиту, необхідно врахувати відмінності між внутрішнім аудитом та ревізією. Стосовно завдань, які стоять перед ними, можна зазначити таке.
Насамперед служба внутрішнього аудиту повинна здійснювати періодичний контроль за фінансово-господарською діяльністю окремих підрозділів. Основна послуга, яку надають внутрішні аудитори, - перевірка достовірності бухгалтерської (фінансової) звітності. Внутрішні аудитори повинні перевіряти звітність підрозділів і всієї організації в цілому. Складання висновку є одним із результатів контролю за діяльністю окремих структур, виявлення відповідності бухгалтерської звітності цих структур і всієї організації в цілому даним бухгалтерського обліку.
Важливим завданням служби внутрішнього аудиту є фінансово-економічний аналіз діяльності підприємства і розроблення її фінансової стратегії. Це дає змогу підвищити ефективність роботи окремих підрозділів і організації в цілому, сприяє виконанню основної мети, поставленої перед внутрішнім аудитом. Консультативні послуги щодо бухгалтерського обліку і оподаткування, а також у питаннях права є важливими напрямками внутрішньої аудиторської служби. Упровадження ефективної достовірної та повної інформації системи управління для своєчасного виявлення й усунення недоліків.
У результаті перевірки, аналізу і консультування з боку служби внутрішнього аудиту підприємство буде підготовлене до перевірки зовнішніми аудиторами, податковою інспекцією та іншими органами зовнішнього контролю.
Завдання, які повинні виконувати внутрішні аудитори, визначають функції внутрішнього аудиту, а також професійно-кваліфікасаційний склад цієї служби. За обсягами роботи внутрішній аудит поділяється на загальний і локальний - за окремими напрямками аудиту (технології, бухгалтерського обліку).
Згідно з міжнародним нормаггивом «Використання результатів роботи внутрішнього аудитора» внутрішній аудит здійснюється за такими напрямками:
— аналіз системи обліку і внутрішнього контролю;
1 вивчення бухгалтерської (фінансової") й операційної інформації (за окремими статтями витрат, залишків на бухгалтерських рахунках та ін.);
— вивчення економічності и ефективності управлінських рішень на різних рівнях господарювання;
— аналіз адекватності політики у сфері менеджменту;
— оцінка якості інформації;
— розроблення проектів управлінських рішень;
— проведення стратегічного аналізу;
— розроблення фінансових прогнозів.
Дія вирішення цих питань аудитор повинен бути компетентним, що виражається у відповідності підготовки і досвіду спеціаліста масштабу і складності завдань за умови високої якості
виконаної роботи.
Принципи внутрішнього аудиту це - цілісність, об'єктивність, конфіденційність, майстерність і компетентність. Робота, яку виконують аудитори, документується і планується. Усі ці роботи, звичайно, можуть бути виконані зовнішніми аудиторами, але за окремим договором і за окрему плату. Якщо взяти до уваги вартість аудиторських послуг, то оплата всього комплекту робіт з аудиту суттєво збільшить собівартість виконуваних підприємствами робіт чи послуг і відповідно знизить прибуток. До того ж об'єктом зовнішньої аудиторської перевірки є бухгалтерський облік і звіт-
о'ппо За відповідний пеРІоД- Тобто, якщо перевірка звітності за 2009 рік здійснюється у травні 2010 року, аудитори не будуть перевіряти документи з січня по травень 2010 року, а це означає, що помилки, зроблені в цей
період, залишаються без виправлення.
Вирішити ці проблеми допомагає служба внутрішнього аудиту, оскільки вона може постійно контролювати правильність ведення бухгалтерського обліку, податкових та інших розрахунків. Аудитори можуть виконувати й інші обов'язки (зокрема, щодо контролю правильності оцінки майна, мінімізації витрат на виробництво, аналізу фінансово-господарської діяльності, оптимізації оподаткування, автоматизації обліку і складання звітності тощо).
Отже, основною особливістю внутрішнього аудиту є те, що він виконується під час здійснення і документального оформлення господарських операцій, що дає змогу своєчасно виявити недоліки в роботі і вжити відповідних заходів щодо їх попередження.
Крім того, наявність служби внутрішнього аудиту підвищує довіру з боку зовнішніх аудиторів до звітності клієнта, оскільки вони вже заздалегідь передбачають наявність високоефективної системи бухгалтерського обліку і контролю, здатної перешкоджати виникненню порушень. На основі міжнародних нормативів аудиту інститут внутрішніх аудиторів як міжнародна асоціація розробив для своїх членів стандарти професійної практики внутрішнього аудиту. У цих стандартах загальноприйняті вимоги до аудиторської діяльності скориговані з урахуванням специфіки внутрішнього аудиту. Стандарти професійної практики мають рекомендаційний характер, оскільки внутрішній аудит - це внутрішня справа підприємства, а в умовах ринкової економіки втручання у діяльність економічних суб'єктів обмежене. Увесь комплекс стандартів поділений на п'ять розділів, в яких визначені основні концепції внутрішнього аудиту. Необхідно зауважити, що вимоги стандартів періодично оновлюються у Положеннях про стандарти внутрішнього аудиту. Кожний із п'яти розділів містить один загальний стандарт, який конкретизований У спеціальних стандартах.
Так, перший розділ «Незалежність» містить загальний стандарт: внутрішні аудитори повинні бути незалежними від структурного підрозділу, який вони перевіряють. Вимоги до незалежності внутрішніх аудиторів розкриті у директивах з двох спеціальних стандартів - «Організаційний статус» (для ефективного виконання аудиторських завдань необхідний відповідний організаційний статус відділу внутрішнього аудиту) і «Об'єктивність» (у процесі здійснення аудиту внутрішніми аудиторами слід дотримуватись принципу об'єктивності).
Аналогічно побудовані й решта розділів стандартів професійної практики внутрішнього аудиту: «Професійний досвід», «Сфера внутрішнього аудиту», «Здійснення внутрішнього аудиту», «Управління відділом внутрішнього аудиту».
Вимоги до професійних здібностей внутрішніх аудиторів розглядають на двох рівнях: щодо відділу внутрішнього аудиту (стандарти «Штат»; «Знання, навички, дисципліна»; «Нагляд за роботою») та щодо окремого внутрішнього аудитора (стандарти «Відповідність стандартам професійної поведінки», «Знання, навички, дисципліна», «Взаємовідносини аудиторів і надання інформації», «Продовження навчання», «Належна професійна ретельність»). Важливими є директиви стандарту взаємовідносини аудиторів і надання інформації; для внутрішніх аудиторів - це 1 уигт спілкуватися й ефективно обмінюватися інформацією. Ця вимога найкраще відображає мету діяльності внутрішніх аудиторів у міжнародній практиці - допомогти керівництву і працівникам підприємства добре виконувати свої обов'язки. Крім того, від вміння внутрішніх аудиторів отримувати інформацію залежать продуктивність перевірки, а чітке і зрозуміле подання результатів внутрішнього аудиту сприяє впровадженню розроблених внутрішніми аудиторами відповідних рекомендацій. Сферу внутрішнього аудиту окреслюють п'ять стандартів: «Достовірність і повнота інформації», «Узгодженість з політикою, планами, процедурами, законами і нормативами», «Збереження активів», «Раціональність і ефективність використання ресурсів» і «Досягнення цілей операційної діяльності і програм».
Крім перевірки правильності відображення фінансово-господарської діяльності підприємства у системі обліку та забезпечення збереження матеріальних цінностей, що входить до завдань вітчизняних контрольно-ревізійних підрозділів, внутрішні аудитори за кордоном широко залучаються до визначення раціональності використання ресурсів та контролю за дотриманням законодавчих і нормативних вимог у процесі господарювання.
Внутрішні аудитори зобов'язані планувати кожну аудиторську перевірку (стандарт «Планування аудиту»); їм необхідно нагромаджувати. аналізувати, інтерпретувати і документально фіксувати отриману інформацію для підтвердження її результатів (стандарт «Перевірка й оцінка інформації»).
Звітувати за результатами аудиторської перевірки (стандарт «Подання результатів») і контролювати реалізацію наданих рекомендацій (стандарт «Упровадження результатів внутрішнього асциту»).
Специфіка стандартів професійної практики внутрішнього аудиту полягає у наявності вимог щодо якості керівництва внутрішніми аудиторами, яким присвячений 5-й розділ: «Управління відділом внутрішнього аудиту». Відповідно до положень стандарту «Мета, права й обов'язки» керівник відділу внутрішнього аудиту зобов'язаний сформулювати положення про мету діяльності, обов'язки і відповідальність внутрішніх аудиторів. До обов'язків керівника відділу внутрішнього аудиту належить документальне оформлення політики і процедур керування відділом (стандарт «Політика і процедури»), формування програми підбору і розвитку трудових ресурсів відділу внутрішнього аудиту (стандарт «Управління і розвиток трудових ресурсів»). Ефективність функціонування служби внутрішнього аудиту досягається через реалізацію спеціальної програми підтвердження якості проведення аудиту.
У процесі ревізії перевіряється організація матеріальної відповідальності і визначається розмір збитку, заподіяного ревізованому підприємству. Розмір заподіяного підприємству збитку визначається за фактичними витратами, на підставі даних бухгалтерського обліку, виходячи із вартості матеріальних цінностей в ринкових-цінах. Для окремих гостродефіцитних матеріалів, а також продуктів харчування (молоко, мол око продукти тощо) спеціальними нормативними актами розмір заподіяного збитку визначається у роздрібних цінах підвищених у двох-трьох кратному розмірі і більше. У процесі ревізії також перевіряється виконання заходів до забезпечення збереження суспільної власності і організації матеріальної відповідальності з використанням методичних прийомів службового розслідування і слідчо-юридичного обґрунтування, дослідження документів, а також нормативно-правового регулювання.
Джерелами інформації є дані бухгалтерського обліку «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків», договори про матеріальну відповідальність, інвентаризаційні описи, а також нормативні документи, що регулюють матеріальну відповідальність працівників підприємства.
Відшкодування матеріального збитку проводиться при наявності письмової згоди працівника з розпорядженням адміністрації підприємства про утримання із заробітної плати. Розпорядження підприємства про утримання адміністрація може зробити не пізніше двох тижнів з дня виявлення заподіяного працівником збитку. При відсутності письмової згоди працівника утримання не проводиться і питання про відшкодування збитку розглядається за позовною заявою адміністрації судом.
Відшкодування збитків проводиться незалежно від притягнення працівника до дисциплінарної, адміністративної або кримінальної відповідальності за дії (бездіяльність), якими завдані збитки підприємству. Дія звернення суб'єкта господарського права до суду з питань стягнення із працівників матеріального збитку, завданого підприємству, встановлюються такі строки: за збиток, заподіяний підприємству при виконанні трудових обов'язків, працівники, з вини яких завдано збиток - один місяць з дня виявлення заподіяного працівником збитку; у всіх інших випадках заподіяння підприємству збитку - один рік з дня виявлення заподіяного працівником збитку.
При цьому необхідно:
- контролювати добір і призначення працівників на посади з матеріальною відповідальністю;
- вести контроль збереження майна у різних структурах господарювання;
- організовувати матеріальну відповідальність працівників господарських структур;
- визначити майнову відповідальність працівників при виникненні нестач, розтрат і крадіжок;
Оформляти претензійні документи до правоохоронних органів на нестачі, розкрадання та інші втрати майна;
- контролювати роботу матеріально відповідальних осіб, попереджувати псування, нестачу, розкрадання майна.
Отже, при ключовій ролі процесу контролю за діяльністю матеріально-відповідальних осіб можна досягти належних результатів у досягненні бережливого та свідомого ставлення працівників підприємства до матеріальних цінностей.
Організація проведення інвентаризації бюджетних установ здійснюється у відповідності до Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 року №90.
Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.
Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місцезнаходження, і всі види фінансових зобов'язань. Вона проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів.
Основними завданнями інвентаризації є:
- виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валютних та поточних рахунках;
- виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей;
- дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;
- перевірка реальної вартості облікованих на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу.
Установи зобов'язані проводити інвентаризацію:
1) будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів - не менше одного разу в три роки;
2) музейних цінностей - у відповідності зі строками, встановленими Міністерством культури України;
3) бібліотечних фондів - один раз у п'ять років;
4) інших основних засобів, малоцінних і швидкозношуваних предметів:
- у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад - не менше одного разу в два роки;
- в інших установах - не менше одного разу на рік.
Інвентаризація основних засобів проводиться не раніше першого жовтня; . .
5) інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і на перше липня за місцями їх зберігання і безпосередньо на виробництві;
6) капітальних робіт інвентарного характеру і капітальних ремонтів - не менше одного разу на рік, але не раніше першого груд-
ХХУ*? . , .
7) молодняку тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, хутрових звірів і сімей бджіл - не менше одного разу на квартал;
8) готових виробів, сировини та матеріалів, пального, кормів, фуражу та інших матеріалів - не менше одного разу на рік, але не раніше першого жовтня;
9) продуктів харчування і спирту - не менше одного разу на квартал;
10) незавершеного виробництва і напівфабрикатів власного виробництва у виробничих (навчальних) майстернях і підсобних сільських та навчально-дослідних господарствах, незавершених науково-дослідних робіт, які виконуються за договорами з підприємствами та організаціями - не раніше першого жовтня звітного
Рп°Л''КріМТОГО' періодично - У терміни, які встановлюють від- ?КЗГЧІ ІНШІ ««пральні органи виконавчої влади, ДЄрЖаВШ адміністрації, виконавчі органи місцевих рад;
11) грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності - не менше одного разу на квартал;
12) реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валютних та поточних рахунків - у міру отримання виписок органів Державного казначейства України, банків;
13) розрахунків платежів до бюджету - не менше одного разу на квартал;
14) розрахунків установи з вищестоящою організацією - не менше одного разу на квартал;
15) розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше двох разів на рік, розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами - не менше одного разу на місяць.
Проведення інвентаризації є обов'язковим:
- перед складанням річної фінансової звітності;
- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийнят- тя-передання справ);
- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);
- після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів та ін.) - терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
- у випадку ліквідації установи;
- згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
- при передачі майна установи в оренду;
- при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів із одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).
Інвентаризація може не проводитися у випадках передачі установ чи їх структурних підрозділів, а також будівель та споруд усередині одного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади (якщо інвентаризація була раніше проведена).
Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи чи його заступник.
Контрольні питання:
1. Нормативно-правове регулювання введення обліку та звітності підприємств, установ та організацій.
2. Види обліку та звітності підприємств, установ та організацій. Порядок їх подання.
3. Оперативно-технічна, статистична та бухгалтерська система обліку.
4. Поняття бухгалтерського, податкового обліку. Звітність як завершальний результат фінансового, виробничого, податкового та статистичного обліку.
5. Податкова декларація та її відомості. Правовий режим майна в частині обліку та звітності.
6. Функції внутрішнього аудиту.
7. Завдання служби внутрішнього аудиту. Напрямки внутрішнього аудиту.
8. Стандарти професійної практики внутрішнього аудиту.
9. Порядок відшкодування збитків, що завданні діями або бездіяльністю винних осіб підприємству, установі та організації.
10. Інвентаризація основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ.
11. Мета та завдання проведення інвентаризації. Порядок та строки проведення інвентаризації.
12. Випадки обов'язкового проведення інвентаризації.