Иногда возникает ситуация, когда необходимо подписать документы, а директор предприятия находится на больничном или в командировке. Как быть в такой ситуации? Можно ли воспользоваться таким удобным в наше время способом, как факсимильное воспроизведение подписи? Все ли документы можно заверять факсимиле? Эти вопросы рассмотрим в статье.
Факсимиле (от лат. fac simile – "сделай подобное") – это точная копия подписи, сделанная в виде печати или штампа и предназначенная для упрощения и уменьшения времени работы с документами.
Согласно п. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или другого копирования, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.".
По мнению Госпредпринимательства Украины, которое сформулировано в письме от 12.01.2005 № 145, субъекты хозяйствования имеют право использовать при осуществлении соглашений факсимильные подписи, если действующим законодательством не установлен запрет относительно использования таких подписей, а также в случае достижения письменного согласия между сторонами соглашения относительно их применения.
Таким образом, для использования факсимиле необходимо заключить дополнительное соглашение к договору между сторонами о возможности использования такого факсимильного воспроизведения подписи на документах. В этом соглашении необходимо разместить образцы аналогов собственноручных подписей, то есть образцы подписей лиц или лица, аналог подписи которого планируется использовать.
Для возможности использования факсимиле директору предприятия необходимо выдать приказ относительно использования факсимильной подписи и указать в приказе ответственное лицо, которому будут предоставляться полномочия относительно использования и хранения факсимиле. Также необходимо разработать инструкцию о порядке использования на предприятии факсимильной подписи, в которой необходимо прописать, на каких именно документах планируется использовать факсимильную подпись лица.
Рассмотрим вопрос о том, на каких документах допускается использование факсимильного воспроизведения подписи, а на каких документах этого делать не рекомендуется, а также мнение налоговых органов относительно использования факсимиле.
Обычно факсимиле используется на внутренних документах предприятия: приказах, инструкциях по обществу, договорах и т. п.
Относительно возможности использования факсимиле на первичных документах необходимо учитывать нижеследующее.
Согласно п. 2 ст. 9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (норма в редакции, действующей на момент поступления материала) одним из обязательных реквизитов первичных документов является личная подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненная к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины "Об электронной цифровой подписи", или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции. Поскольку факсимиле и является аналогом собственноручной подписи, из этого следует, что с помощью его можно оформлять первичные документы.
В разъяснении на вопрос: "Может ли при оформлении первичных документов, являющихся основанием для налогового учета, использоваться факсимиле?" ответ был следующий: "Использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов по письменному соглашению сторон, в котором содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательство Украины".
В пользу того, что первичный документ все-таки может быть подписан с использованием факсимиле, можно привести письмо Министерства финансов Украины от 27.02.2012 г. № 31-08410-07-29/4796.
Кроме этого, в письме от 04.09.2015 г. № 18936/5/99-99-10-03-02-15 ГФС разъяснила возможность оформления товарно-транспортной накладной с использованием факсимиле.
Однако есть определенные документы, на которых факсимильное воспроизведение подписи не допускается. Факсимиле запрещено ставить:
– на налоговых накладных;
– на налоговых декларациях;
– на налоговой отчетности;
– на платежных поручениях;
– на банковских документах;
– на доверенностях;
– на трудовых книжках.
ВЫВОД:
Внутренние и первичные документы предприятия могут быть оформлены с помощью факсимиле при условии, если между сторонами заключен договор, в котором прописана возможность использования факсимиле и содержится образец соответствующего аналога собственноручной подписи лица, аналог подписи которого планируется использовать. Использование факсимиле должно быть урегулировано приказом и инструкцией по использованию на предприятии. Однако на банковских документах, налоговых накладных и декларациях использование факсимиле не допускается.