Документы нотариального делопроизводства и архив частного нотариуса являются собственностью государства и находятся во владении и пользовании нотариуса в связи с осуществлением им нотариальной деятельности. Соответственно, нотариус осуществляет временное хранение документов в конторе и их подготовку для передачи в государственный нотариальный архив.
Дела (наряды) нотариальных документов и архив частного нотариуса передаются в государственный нотариальный архив только в случае прекращения нотариальной деятельности частного нотариуса. Государственные нотариальные конторы передают дела (наряды) нотариальных документов через два года после окончания десятилетнего срока их хранения в соответствующей государственной нотариальной конторе.
Ответственным за нотариальные документы является сам нотариус.
Одной из обязанностей нотариуса, закрепленных законом, является бережное отношение к документам нотариального делопроизводства и архива, предотвращение их повреждения и уничтожения. Ответственным за организацию делопроизводства и архива, в том числе владения, пользования реестрами, книгами учета, журналами, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, и их ведение, а также за нотариальные документы, находящиеся в его производстве, является сам нотариус. В частности, нотариус обязан обеспечить надежное хранение документов делопроизводства и архива в течение всего срока осуществления им нотариальной деятельности.
Нормативными документами предусмотрены определенные требования, которые должны обеспечить надлежащее хранение и защиту нотариальных документов и архива, в частности: помещение должно быть защищено от несанкционированного проникновения; наличие огнестойкого сейфа для хранения печатей, штампов и специальных бланков нотариальных документов, металлического шкафа для хранения архива; наличие функционирующих средств охранной, пожарной сигнализации.
Средствами реагирования на несанкционированное проникновение являются: установление охранной сигнализации; наличие металлических входных дверей или же дверей, защищенных металлическим роллетом; окна, оборудованные металлическими решетками или защитными роллетами. В случаях, когда стены дома стеклянные, на стекло должна быть нанесена бронированная ударостойкая пленка.
Архив частного нотариуса и документы нотариального делопроизводства должны храниться в металлических шкафах в рабочем кабинете частного нотариуса (в отдельной комнате) или в соответствующе оборудованном для этого помещении.
В случае потери документов нотариального делопроизводства частный нотариус должен немедленно доложить начальнику управления и принять необходимые меры для розыска или восстановления утраченных документов.
К тому же законодательством предусмотрена возможность аннулирования свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью на таком основании, как уничтожение или потеря нотариусом или по его вине архива либо отдельных документов.
Что делать нотариусу при возникновении чрезвычайно ситуации (далее ЧС): то ли это пожар, то ли потоп, то ли иные события? В случае чрезвычайного происшествия необходимо в первую очередь документально зафиксировать масштабы бедствия. Это и составление актов, и получение справок от МЧС о пожаре или наводнении, справок от коммунальных служб о протечках и прорывах канализации и т. п. Не стоит забывать и об использовании современной фото- и видеотехники. Все эти материалы станут основой для принятия решений о судьбе документов, помогут составить опись утраченного и принять меры по их восстановлению. Восстановление документов – всегда достаточно длительный, трудоемкий и недешевый процесс.
Полностью утратить информацию о документе на сегодняшний день невозможно.
Стоит отметить, что полностью утратить информацию о документе на сегодняшний день невозможно. К примеру, документы, подтверждающие ваше право собственности на недвижимость (договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство и т. д.). Все они подлежат обязательной государственной регистрации. Соответственно, копия данного документа хранится в архивах БТИ, архивах органов, выдавших данный документ, а также в электронных реестрах. Напомню, до 2013 года регистрацией права собственности занимались органы БТИ, ведя электронный реестр права собственности, где хранится информация о возникновении и переходе прав на недвижимость (в том числе и на бумажных носителях). С внедрением новой системы регистрации (Государственный реестр вещных прав на недвижимое имущество) информация фиксируется как в электронном виде, так и с приложением сканированной копии документа, подтверждающего право собственности. К тому же нотариус при выполнении функции госрегистратора передает в архив информацию и на бумажных носителях (копии соответствующих документов). При выдаче свидетельства о праве на наследство нотариус регистрирует его также и в Наследственном реестре.
Однако существуют и иные ЧС, которые, к сожалению, уже возникли на территории Украины и оказывают негативное влияние на жизнедеятельность населения и функционирование объектов экономики. На сегодняшний день ни одним нормативным документом не закреплен алгоритм действий нотариуса в случае возникновения таких ситуаций. Нотариус вынужден бросаться грудью на амбразуру для сохранения архива.
Если взять во внимание нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность архивных учреждений Украины, в частности Правила работы архивных учреждений Украины, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 08.04.2013 г. № 656/5, организация работы архива в ЧС, в принципе, закреплена. К ЧС в архиве относятся: объявления режима чрезвычайного положения государственного, регионального, местного, объектового уровней; чрезвычайные ситуации техногенного и природного характера; чрезвычайные ситуации социального характера, связанные с противоправными действиями, повлекшими уничтожение, хищение или порчу архивных документов и имущества архива, несанкционированный доступ к архиву посторонних лиц, отказ от обслуживания архива противопожарной или другой вневедомственной охраной, забастовка или иные действия, связанные с отказом от исполнения служебных обязанностей частью работников архива; другие обстоятельства, при которых руководитель архива принимает решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.
В зависимости от вида возможных ЧС архив разрабатывает и периодически пересматривает план мероприятий по организации работы архива в чрезвычайных ситуациях. Независимо от характера возможной ЧС в планах заранее предусматривают проведение превентивных мер, направленных на предупреждение ЧС, а также на максимальное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения.
Исходя из сложившейся ситуации в стране, необходимо вносить изменения не только в законодательные акты, регламентирующие нотариальную деятельность, но и в ряд других.
Исходя из сложившейся ситуации в стране, в том числе и неопределенность в некоторых аспектах, необходимо вносить изменения не только в законодательные акты, регламентирующие нотариальную деятельность, но и в ряд других. По моему мнению, с целью защиты прав граждан, их интересов и интересов государства в целом следует предусмотреть следующие:
– возможность хранения информации на специальных носителях;
– внедрение электронного документооборота в делопроизводство, а также перевода бумажных документов в электронную форму и их подготовку к передаче на архивное хранение;
– возможность передачи архива нотариуса не только в случае прекращения нотариальной деятельности, но и по истечению определенного срока хранение документов;
– порядок действий при возникновении ЧС;
– конкретизировать способы восстановления документов;
– предоставить иным органам, имеющим в наличии информацию о документах, возможность обмена с целью восстановления утраченной информации и т. д.