Актуальность проблемы документооборота и хранения документов с каждым приобретает все большее значение. Широкое распространение бесплатных сервисов по работе с документами онлайн приводит к увеличению предпринимательских рисков. Так, в июле прошлого года произошла значительная утечка данных, хранящихся в сервисе Google Docs. Юристы проекта провели исследование, как сделать работу с документами и их хранение безопасными, а также повысить эффективность делового оборота с помощью специализированных архивных услуг.
Как обезопасить работу с документами в онлайн-сервисах
Бесплатные онлайн-сервисы можно использовать в работе. Но для этого процесс нужно обезопасить с помощью памятки, как работать с документами в облачных сервисах. Если придерживаться правил, то меньше риск, что компромат на компанию утечет в интернет, а рабочие компьютеры заразятся вирусом. Вместе с ИТ-специалистами мы подготовили памятку по работе с бесплатными онлайн-сервисами.
Памятка по работе с бесплатными онлайн-сервисами в сети интернет
Сотрудники обязаны:
- использовать только онлайн-сервисы Google docs и Google drive, если необходимо согласовать, обсудить или сохранить документы;
- не работать в онлайн-сервисах с документами, которые содержат коммерческую тайну;
- не хранить в Google docs и Google drive документы с коммерческой тайной;
- хранить в бесплатных онлайн-сервисах только шаблоны документов: договоров, соглашений, предложений. Исключение: разрешается хранить в онлайн-сервисах документы, данные в которых не относятся к коммерческой тайне;
- закрывать общий доступ к документу по ссылке при обсуждении, согласовании, проверке документа в сервисе Google docs, и давать доступ только определенным сотрудникам;
- не переходить по ссылке из письма от неизвестного отправителя;
- получать согласие на обработку персональных данных физических лиц (клиентов) и предупреждать, что сведения могут быть переданы третьим лицам.
Объясните сотрудникам, для чего компания разработала памятку. Устройте вместе с ИТ-специалистом обучение, если потребуется. Надо объяснить, например, как закрывать общий доступ к сервису или отдельному документу. Если компания использует сервисы с расширенным функционалом, то надо научить сотрудников пользоваться всеми возможностями. Например, в Workonflow можно установить сроки на выполнение задачи, назначить ответственного. В Dropbox только установить срок. В остальных рассмотренных сервисах таких возможностей нет. Юрист же должен рассказать, какая именно информация относится к коммерческой тайне и почему с ней рискованно работать в онлайн-сервисах.
Если вникать в основы информационной безопасности нет времени, а работу с документами все равно нужно организовать, то можно использовать платные программы или предложить директору, чтобы компания разработала свое ПО.
Какие плюсы и минусы у бесплатных сервисов
|
Наименование
|
Преимущества |
Недостатки |
| Google docs |
Позволяет работать над документом совместно с коллегами в реальном времени. Можно посмотреть и исправить документ не только через компьютер, но и телефон, на котором есть интернет. Все файлы хранятся в облаке, поэтому в случае поломки компьютера информация не потеряется.
|
При большом количестве документов сервис неудобный. Нельзя назначить ответственного, сроки и этапы. Google индексирует данные пользователей на Google drive. Если некоторые ключевые слова сочетаются с любым названием на изображении, тексте в документе, он может оказаться в поисковой выдаче. Другие пользователи увидят документы компании. |
|
Google drive Яндекс.Диск Dropbox |
Доступный способ создать электронный архив, который обезопасит от потери и порчи договоров. Можно также всегда посмотреть, как изменяли документ в процессе согласования, потому что сервисы автоматически сохраняют все его версии. Согласовывать договоры можно даже вне офиса. Хранилище доступно с телефона. При этом встроенные текстовые редакторы позволяют также изменять документ. Можно сделать шаблоны договоров купли-продажи, поставки. Например, в Dropbox. Тогда каждый раз не надо будет заново создавать документ. Достаточно ввести в шаблон нужные реквизиты, и документ готов.
|
Сервис был бы удобнее, если предлагал больше решений со специальными возможностями для бизнеса. Например, позволял ставить ответственных за документ, сроки и этапы исполнения задачи по согласованию. |
| Slack |
К программе можно подключить Google drive, на котором сохранены договоры. Это позволит просматривать и редактировать документы и при этом не выходить из сервиса. То есть все, что нужно, это постоянно находиться в чате обсуждения документа. Сюда же будут приходить сообщения об изменениях в документе на виртуальном диске.
|
Нет русского языка, а интерфейс может показаться запутанным. Поэтому будет сложно убедить коллег перейти, например, со Skype на новую программу. |
| Workonflow |
Чтобы согласовать конкретный договор, в сервисе можно создать отдельный канал, пригласить туда необходимых сотрудников, назначить сроки согласования и степень его важности. В каждом канале открывается чат для обсуждения документа. Здесь же отражаются все изменения с документом. Сервис позволяет разделить согласование каждого конкретного договора на этапы. Например: создание проекта договора, доработка, согласование, передача на исполнение. Количество этапов выставляет сам инициатор согласования. Если договор подготовил и хочет согласовать юрист, значит, нужные этапы выставляет он.
|
Интерфейс сервиса на английском языке. Это может напугать некоторых сотрудников, и они будут отказываться использовать его. В сервисе нет встроенного редактора и нельзя подключить облачные хранилища. Это значит, что для исправления документа нужно будет скачать его на свой компьютер, исправить, а затем загрузить новую версию в нужный канал обсуждения. |
| Zohodocs | Позволяет создать архив документов. Их можно делать как в сервисе, так и загружать уже готовые. Над документом одновременно могут работать несколько сотрудников. Сервис сохраняет все версии одного и того же документа после исправлений. Предусмотрена функция, с помощью которой можно прикрепить к документу задачу. Но она доступна на платном тарифе. Чтобы оставить комментарий к документу, не надо заходить в сам файл и делать это в режиме рецензирования. Для этого в описании к документу предусмотрена отдельная кнопка. Можно ограничить доступ к аккаунту по IP. Это значит, что в аккаунт для согласования смогут войти только те сотрудники, чьи IP-адреса добавили в разрешенные. Это позволит избежать проблемы с потерей данных, которая есть, например, у Google docs. | Сервисом можно пользоваться бесплатно, только если к аккаунту подключены не больше 25 человек. Если для согласования нужно больше сотрудников, за каждого придется заплатить. Цена зависит от тарифного плана. Минимальная стоимость — 4 долл. в месяц. В бесплатной версии ограниченный функционал, но его хватает для согласования договоров. Если требуется перенести все рабочие процессы в новый сервис, а не только согласование, на бесплатном тарифе может не хватить функций. |
Как помогут платные программы в работе с документами
Работать станет безопасно и быстро, но придется потратиться. Для анализа мы сравнили популярные программы — «1С: Документооборот», «IT Audit», «Docsvision Договоры», «Юрайт Согласование и договоры». А также узнали у ИТ-специалистов, какую программу компания может сделать сама. Мы оценивали функционал, безопасность и стоимость.
Функционал.
Все программы похожи по своим возможностям. Они позволяют согласовать документ на разных уровнях: внутри отдела, между отделами, с директором. Кроме того, можно выстроить регламентированные маршруты согласования. Тогда документ будет переходить строго по указанному алгоритму от одного сотрудника к другому. Путь же будет зависеть от того, какой именно документ согласовывается.
В программах предусмотрен архив. Это значит, что документы не потеряются и их будет легче найти. Но даже если что-то произойдет, то всегда можно будет быстро восстановить документ.
Все программы сделаны так, что во время работы над документом автоматически сохраняется история его исправлений, комментарии. Это важно, потому что функция может спасти юриста от ложных обвинений начальства в том, что он пропустил рискованные для компании условия в договоре. Ведь даже после согласования документа с юристом ответственный сотрудник может добавить невыгодное для компании условие, которое будет стоить ей денег. Например, ее оштрафуют.
Во всех платных программах юрист сможет просмотреть и отредактировать документ. Для этого в ПО уже есть встроенный редактор, а если нет, то в программу интегрируют текстовый редактор, который установлен на компьютере, например MS Word. Не нужно будет сохранять файл на своем компьютере, редактировать его, а затем загружать обратно в программу.
Создавать, например, договор можно с нуля сразу в программе. Но есть возможность загрузить шаблоны документов и настроить их автозаполнение. Правда, такой функции нет у «Юрайт Согласование и договоры». Шаблоны должен подготовить юрист компании. Разработчики советуют делать это сразу же, как компания решила обзавестись программой.
В своей программе можно реализовать все те же функции, что есть и в программах от других разработчиков. Но плюс собственной разработки в том, что ее функционал всегда можно уменьшить или добавить новое в зависимости от нужд сотрудников. Например, в некоторых готовых программах из карточки входящего документа нельзя создать связанную карточку другого входящего документа, нет отдельного механизма поиска по реквизитам. Эти функции можно добавить в свою программу.
Есть еще незначительный плюс своей программы. У многих ПО, которые есть на рынке, интерфейс — как у программ из начала 2000-х годов. Это может отпугнуть сотрудников, потому что они подумают, что работать с программой сложно. В свою очередь, интерфейс собственной разработки можно сделать понятным и современным. Тогда она не будет пугать.
Безопасность.
Можно выбрать, где будет храниться информация: в стороннем облаке или на сервере компании. Если компания решит переместить все данные в облако, то в этом случае за безопасностью будет следить поставщик услуг. Можно также хранить все данные на собственном сервере в компании. Тогда за безопасностью она следит самостоятельно.
Когда компания будет использовать платные программы, то не нужно будет заботиться о том, что данные на сервере проиндексируются и сведения попадут в общий интернет. Кроме того, обычно серверы и облака хорошо защищены: установлены VPN, Firewall, SSH-ключи.
В платных программах от несанкционированного доступа разработчики используют систему прав доступа и шифрование. Это значит, что можно ограничить доступ к определенным документам, а также зашифровать файл, чтобы в случае утечки его не смог никто посмотреть. Такую же систему защиты можно реализовать и в своей программе.
Комментарий специалиста
Когда внедрение электронного согласования будет неэффективным
До того как компания начнет использовать электронное согласование, стоит привести в порядок существующие процессы: продумать этапы согласования, какие документы и кто согласовывает, кто их подписывает и хранит.
Например, в большинстве случаев нет смысла согласовывать с бухгалтерией технические документы. Часто эти бумаги с точки зрения ценности и рисков не требуют визирования. В зависимости от уровня рисков юристов можно освободить от огромного количества лишней работы.
Если не привести в порядок процессы, то внедрение электронных систем будет бесполезным — автоматизация архаичных процессов не даст прорыва в эффективности, а только заморозит их.
Антон Вашкевич, управляющий партнер компании «Симплоер»
Стоимость.
Цена и обслуживание платных программ может быть высокой. Например, у Docsvision проект по внедрению системы электронного документооборота может стоить от 10 тыс. у.е. Сюда входят стоимость лицензии и дополнительных модулей. Самая простая лицензия для малых компаний стоит от 80 у.е. Для средних и крупных — от 250 у.е. Если в компании будут работать через программу 10 сотрудников, то затраты на лицензии составят 1000 и 3000 у.е. соответственно. А стоимость модуля по согласованию договоров стоит 2 000 у.е.. Остальные расходы идут на работы по внедрению системы. Правда, на лицензии и остальные программы компания потратится один раз. Потом придется платить только за техническое обслуживание.
Есть возможность сэкономить на программах. Разработчики предлагают арендовать их программу. В компании ничего внедрять не придется, программа установлена на сервере поставщика. Доступ к ней дают через веб-клиент. Например, так можно арендовать «1С: Документооборот». В месяц это обойдется компании в 18 у.е. за одного сотрудника.
Разработкой собственной программы компании может заниматься специалист со стороны. В таком случае придется заплатить от 5 тыс. у.е. Если есть свой ИТ-отдел, тогда расходы будут только на зарплату.
Как сократить процедуру подписания договора с нескольких недель до одного дня
Раньше мы тратили на согласование и подписание документов недели. Цепочка подписания выглядела так: контрагент формировал у себя документ, распечатывал его минимум в двух экземплярах, отправлял подписанту, а после документ направляли нам почтой или курьером. Когда документ поступал к нам, то его направляли на подписание в визирующие подразделения, затем в бухгалтерию, архив и обратно контрагенту. Причем ответственных за подписание сотрудников могло не быть на месте, а на некоторых этапах документы могли вообще потеряться. Это еще больше затягивало процесс. Мы поняли, что так больше нельзя, и решили менять ситуацию.
Сами придумывать программу не стали, а выбрали из уже существующих предложений на рынке. Начали внедрение в феврале 2018 года, и оно продолжается до сих пор. Параллельно с готовой системой разрабатываем инструменты для себя и подрядчиков: конструктор смет, договоров, КС и магазин материалов.
Сложно было объяснить партнерам, контрагентам и собственным сотрудникам, почему электронный документооборот лучше. Но с этим этапом справились. Чтобы не было проблем, создали документ, который регулирует порядок электронного документооборота. Подписываем его со всеми контрагентами.
Теперь подписание у нас занимает день, потому что документы моментально поступают подрядчику или от него. Бумаги не теряются, потому что автоматически сохраняются в архиве. Сократились расходы, например, на бумагу и курьеров.