В конце ноября пользователи форума хорошенько поломали голову над вопросом юридической силы графической цифровой копии документа (в частности, полученной с помощью сканирования или фотографирования). Приравнивается ли такая копия к простой, бумажной, а значит – можно ли ее использовать без нанесения электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП)?
Ответ кажется очевидным – но так ли все просто, как кажется на первый взгляд?
Сканы документов не имеют никакой юридической силы
Позиция 1: Сканы документов не имеют никакой юридической силы. Приверженцы указанной позиции подчеркивают, что в большинстве случаев требуется оригинал документа или, в крайнем случае, нотариально заверенная копия, которыми ни скан (читай: файл-изображение), ни его "аналоговое" воплощение, распечатка, отнюдь не являются.
Это однако не исключает возможности их использования во внутреннем документообороте предприятия, учреждения или организации. Даже больше, некоторые комментаторы все же признают, что использование сканов на практике встречается и в отношениях с третьими лицами: так, один из участников дискуссии в качестве примера приводит опыт покупки иностранной валюты на межбанковском рынке на основании отсканированной копии договора.
Юридическая сила графической цифровой копии документа зависит от цели его использования
Позиция 2: Определенный разлад в стройные ряды сторонников первой позиции вносят сомнительные заявления дискутантов, убежденных, что юридическая сила графической цифровой копии документа зависит от цели его использования. Так, например, при отсутствии возражений со стороны других участников, распечатанные сканы документов (причем любого качества) можно использовать в качестве доказательства в суде.
Компромисс: В то же время представители обеих позиций соглашаются, что в случае получения такой картинкой статуса электронного документа игнорировать ее станет намного труднее, ведь в соответствии с ч. 1 ст. 8 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" юридическая сила последнего не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.
Мнение юристов: имеет ли скан юридическую силу?
Современные технологии, к сожалению, не очень интересуют отечественного законодателя, а многочисленные пробелы и устаревшее законодательство фактически ставят крест на попытках самовольной "модернизации" юридической практики, и сегодняшняя тема – яркий тому пример. Но, несмотря на расплывчатость вопроса, попробуем все же докопаться до истины.
Учитывая то, что приуменьшение юридического значения копий является скорее привычкой, чем правилом 1, вопрос юридической силы графической цифровой копии документа, полученной с помощью сканирования или фотографии, зависит от того, можно ли считать такое изображение копией документа в обычном понимании.
Итак, прежде всего, выясним, что такое "документ" и "копия документа" с точки зрения государства.
В соответствии с пп. 3.10 п. 3 ДСТУ 2732:2004 "Делопроизводство и архивное дело" и п. 2 раздела І "Общие положения" Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом от 16 июня 2015 года № 1000/5, копия документа – это документ, содержащий точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях – некоторых его внешних признаков.
Но если развитие научно-технического прогресса на сегодняшний день позволяет исключить любые сомнения относительно "точного знакового воспроизведения" содержания, то принадлежность цифровых фотографий и сканов к документам уже не является безоговорочной. Так, согласно пп. 3.3 п. 3 ДСТУ 2732:2004 "Делопроизводство и архивное дело" документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве. Похожее определение, в частности, содержится и в ч. 1 ст. 1 Закона Украины "Об информации".
Учитывая то, что никакой компьютерный файл не может существовать в отрыве от носителя информации, на котором он хранится (перфокарты, компакт-диска, карты памяти и т. п.), цифровая графическая копия документа, хранящегося на определенном носителе, может считаться копией документа и использоваться наряду с обычными бумажными копиями.
Однако то, что представляется возможным в теории, на практике нередко остается неисполнимой мечтой 2, поэтому для сохранения времени, а заодно – и душевного равновесия все же рекомендуем обратиться к другим, менее экзотическим средствам коммуникации, в частности электронным документам.
Так, в соответствии с ч. 1 ст. 5 Закона Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Заметим, что для преобразования обычного скана или фотографии в электронный документ нужно не так уже и много – достаточно подписать его ЭЦП или подписью, приравненной к собственноручной подписи согласно указанному Закону.
Итак, подытоживая, подчеркнем, что идея перевести документооборот в "облака", отказавшись от бумажных документов вообще, хоть и разумная, однако нереальная.