Sidebar

В связи с частыми изменениями в законодательстве, информация на данной странице может устареть быстрее, чем мы успеваем ее обновлять!
Eсли Вы хотите найти правильное решение именно своей проблемы, задайте вопрос нашим юристам прямо сейчас.

HR-бюджет по-українськиHR-експерти з компаній, що працюють на нашому ринку, поділилися досвідом планування, узгодження та захисту HR-бюджетів.

Час «Ч»

Безумовно, процес формування HR-бюджету в кожної компанії індивідуальний. Навіть з точки зору того, в який період часу в них займаються цим «тонким справою». В середньому даний процес триває від двох до п'яти місяців, а стартувати може в будь-який час - в залежності від того, коли в організації починається бюджетний рік.

«Ми ділили апельсин ...»

На питання про те, яку частину від загального річного бюджету організації становлять витрати на персонал, експерти також відповіли очікувано по-різному - від 18 до 50%.

Деякі особливості формування HR-бюджету продиктовані тим, яку галузь представляє компанія. Так, Ольга Кравченко, директор департаменту по роботі з персоналом СК «AXA», посилаючись на дані досліджень Ernst & Young за 2010 р., відзначає: страхування - це галузь, в якій змінна частина загальної компенсації співробітників найбільша, порівняно з іншими сферами. Таким чином, найвагоміша частина HR-бюджету в страхових бізнесах - змінні витрати, що залежать від результатів роботи персоналу та бізнесу в цілому. За словами Олени Клімченко, директора з персоналу ГК «МедФармХолдінг», компанії фармацевтичної і медичної галузей об'єднує необхідність закладати в бюджет витрати на обов'язкове навчання співробітників - зокрема, проходження курсів підвищення кваліфікації фармацевтичних та медичних працівників раз на п'ять років. У цілому в організації Олени на внутрішнє і зовнішнє навчання персоналу припадає половина HR-бюджету (обов'язкове - фармацевтичне і медичне, і необов'язкове - психологічні тренінги, бізнес-освіта, навчання за спеціалізаціями).

Цікавими результатами, отриманими в рамках дослідження Trainings INDEX 2011, поділилися і наші колеги з «Амплуа». Аналіз корпоративних систем навчання 52 компаній-респондентів, що взяли участь в бенчмаркинге, показав:

• Майже у половини організацій збільшений бюджет на навчання і розвиток персоналу (в середньому на третину). При цьому вартість навчання одного співробітника знизилася, тому що у багатьох компаній збільшилося покриття навчанням і багато активності (тренінги, фасилітації, програми з розвитку) стали проводитися власними силами.

• При розподілі бюджету по категоріях персоналу, найбільша частина бюджету витрачається на навчання фахівців. «Масовий персонал» в переважній більшості випадків навчають внутрішніми силами.

• Більше половини бюджету на навчання і розвиток персоналу іде на закупівлю зовнішніх T & D-послуг, і цей показник зростає через збільшення вартості послуг, а не частого їх використання. Далі йдуть витрати на логістику навчальних заходів.

• Винагорода фахівців, що працюють в структурах навчання та розвитку в Україні, нижче, ніж у Росії, по всіх позиціях, крім позиції «керівник корпоративного центру навчання».

• Половина українських учасників дослідження упевнена, що бюджет на навчання буде продовжувати зростати і в 2012 р.

Важливо і те, на якому етапі формування знаходиться бізнес і які часи він переживає. Як розповідає менеджер з персоналу Ірина Михайлова, компанії, які вона представляє - автоцентр з продажу та обслуговування автомобілів «Авто-Планета Україна» і фірма «Кью Партс», що займається продажем запчастин - в даний момент знаходяться між стадіями становлення і активного росту. Коли в групі компаній прийшов час формувати бюджет на поточний рік, зокрема - планувати витрати на HR, вона зіткнулася з кількома проблемами: складнощі з плануванням доходів через відсутність даних минулих років, на які можна було б спиратися (в силу того, що група компаній працює на ринку відносно недавно), і дефіцит бюджету (оскільки перші місяці року - традиційно «низький» сезон для автодилерів, при цьому не секрет, що автобізнес серйозно постраждав від економічної кризи). Що зробили в «Авто-Планета Україна»? «Нам довелося переглядати мотиваційні схеми і встановлювати більш жорстку прив'язку оплати праці персоналу до прибутковості підприємства, - ділиться Ірина. - Всі інші витрати на мотиваційні програми, розвиток корпоративної культури стають можливими тільки при 100% виконання планових показників бізнесу ».

Дійові особи

У формуванні HR-бюджету українських компаній бере участь або трійця, яка складається з HR-а, фінансового директора (контролера) і топ-менеджера, або всі керівники. Так, в групі компаній «МедФармХолдінг», за словами Олени Клімченко, всі керівники підрозділів залучаються до питань прогнозування кількості персоналу, а також потреб у підборі, навчанні та мотивації співробітників; HR-відділ - до планування чисельності персоналу, а також витрат на підбір, внутрішнє і зовнішнє навчання, обов'язкове профільне навчання фармацевтичних і медичних фахівців, соціальні програми, внутрішній PR і підтримку корпоративної культури.

У «Райффайзен Банк Аваль», за словами Романа Борисенко, начальника управління ефективності та оплати праці, бюджет на персонал розробляє HR, захищають представники HR і Controlling, а потім він затверджується правлінням банку. В FM Logistic Dnepr, як зазначила директор з персоналу компанії Ірина Хлопунова, алгоритм такий: «HR-бюджет формує HR-директор, його обговорення відбувається спільно з генеральним директором та фінансовим контролером в режимі діалогу. Я готую презентацію, в яку входить SWОT-аналіз поточної ситуації, виділення ключових проблем, ризиків, розстановка пріоритетів, пропозицію вирішення проблем і власне обгрунтування, скільки грошей на це потрібно ».

Яка ж роль, а точніше - ролі, відводяться HR-службі? Роман Борисенко функції департаменту управління персоналом в процесі створення HR-бюджету сформулював так: «HR - експерт, методолог, власник даних ринку, сторона, яка формує стратегію оплати праці на бюджетний рік / роки». За словами Ольги Кравченко, почесна місія HR - це: «Розробка принципів бюджету та пріоритетів на наступний рік, фасилітація обговорення (наприклад, поновлення KPI по продуктивності з керівниками підрозділів і виходячи з них планування кількості персоналу), надання інформації про ринок, консолідація інформації та захист загального бюджету ». Наталія Озель, директор з персоналу «Мері Кей» в Україні, крім створення і затвердження, згадала про настільки важливої ??функції, як подальша координація бюджету. У «Авто-Планета Україна» основна відповідальність за складання підсумкового бюджету лежить на директорі підприємства - він готує остаточний проект і надає його на розгляд інвесторам, він же презентує проект бюджету і відповідає на запитання. HR виступає в ролі експерта і обгрунтовує кожну статтю витрат.

Кращий захист - обговорення

У «Райффазен Банк Аваль» захист HR-бюджету проходить в такому форматі: «Доповідь на засіданні правління - обмін думками - розгляд декількох опцій». У компанії «Мері Кей» проводяться бюджетні зустрічі з представниками штаб-квартири з Далласа. У ГК «МедФармХолдінг» кожен керівник підрозділу презентує своє бачення, узгоджене з лінійними керівниками бізнес-напрямків, бюджету на рік з обгрунтуваннями - згідно обраної компанією стратегії, а потім їх плани коректуються і затверджуються радою директорів. Ірина Михайлова з «Авто-Планета Україна» попередньо пише письмовий висновок для інвесторів: «В ньому я оцінюю HR-бюджет зі своєї точки зору - вказую заплановані економічні показники ефективності системи управління персоналом (продуктивність і рентабельність персоналу, відповідність плану вакансій очікуваним темпам зростання продуктивності ) і обгрунтовую необхідність інвестицій в співробітників ». Затвердження відбувається в рамках спільного захисту бюджету перед інвесторами.

Немає межі досконалості

Ми поцікавилися в наших експертів, чи припустимо в їхніх компаніях вносити правки в HR-бюджет вже після того, як він затверджений. Виявилося, підходи до даного питання вельми гнучкі. Так, у компанії «Мері Кей» кожен квартал відбувається аналіз вже здійснених витрат та складаються нові прогнози до кінця року, згідно з якими вносяться коректування. У «Райффайзен Банк Аваль» зміни теж можливі - при наявності джерела покриття витрат. Ірина Хлопунова зазначила, що в її компанії коректування до бюджету вносяться зазвичай в статті, пов'язані з фондом оплати праці: «Це відбувається, якщо протягом року з'являється проект, який не бюджетувати і під який потрібні окремі ресурси». Решта «відхилення» теж можливі, але якщо вони в межах 5%, то вважаються нормою. У групі компаній «Мед-ФармХолдінг» бюджет, як правило, формується і контролюється щомісяця на підставі затвердженого річного бюджету, а також при необхідності раз на півроку є можливість переглядати і доповнювати статті витрат. У СК «АХА» справа йде так: «Щомісяця ми контролюємо відповідність фактичних витрат бюджетним, а також складаємо прогноз до кінця року на підставі актуальної інформації в даному місяці, - розповідає Ольга Кравченко. - Це дозволяє контролювати загальний бюджет на рік і вносити корективи (наприклад, в частині підвищення окладів), виходячи з актуальної інформації ».

Операція «Оптимізація»

Раз вже ми підняли питання фінансів, вирішили поговорити з експертами і про те, що не відноситься до теми формування HR-бюджету безпосередньо, але багато що говорить про HR-підходах бізнесів в цілому. Ми запитали, які інструменти для оптимізації HR-витрат застосовуються в них. Як і передбачалося, компанії широко використовують можливості онлайн - в плані навчання і рекрутингу, і гнучкого робочого графіка. Все більш пильну увагу звертається і на такі інструменти, як лізинг і аутсорсинг персоналу. Наприклад, в FM Logistic Dnepr їх тільки освоюють (в частині деяких складських функцій, не вимагають високої кваліфікації - перепакування, навантаження / вивантаження, стікерування), але вже зараз прогнозують фінансову вигоду: «Припустимо, вартість однієї людино-години (включаючи податки і відрахування ) у нас становить 33 гривні, вартість у лізингової компанії - 22 - 26. А якщо людей потрібно багато - то цифра може бути і менше, - підраховує Ірина Хлопунова. - І не варто забувати про адміністративну навантаженні на відділ кадрів. Буває, в сезон в день потрібно прийняти до 50 чоловік - буквально на три - чотири дні. Іноді приходять і термінові заявки зі складу - коли необхідно негайно знайти 20 вантажників. Якщо функція віддається «на сторону», проблема вирішується одним телефонним дзвінком провайдеру, який несе відповідальність за результат, інакше - штрафні санкції ».

Ще одна можливість не лише оптимізувати витрати, але і створити власний пул талантів - залучення до співпраці студентів. Така можливість використовується все активніше.

У чому сила?

Як зробити процес формування HR-бюджету ефективним? На думку Ольги Кравченко, ключ до виконання завдання - залученість, усвідомленість і узгодженість бачення сторін: «Керівники підрозділів повинні розуміти принципи формування бюджету, причому як внутрішні (наприклад, принцип заохочення кращих співробітників компанії за результатами роботи), так і зовнішні (зокрема, ринок праці та компенсацій, ключові терміни, такі як «медіана» або «квартиль», рівень оплати праці, який таргетує компанія) ». При цьому Ольга нагадує: бюджет повинен сприяти досягненню стратегічних цілей бізнесу. Так, витрати на розвиток в «АХА» не скорочувалися навіть у кризовому 2010 р., оскільки було розуміння того, що зростання професіоналізму і генерація нових ідей з різних напрямків критичні для бізнесу; в той же час витрати на підбір були рівні 0 - вакансії закривалися внутрішніми силами.

Наталія Озель також переконана, що HR-бюджет буде сформований на «п'ять», якщо менеджмент знає стратегічні цілі на рік, напрямки ефективно коммуніціруют, а HR-директор володіє повною інформацією про поточний стан справ в організації (в питаннях не лише персоналу, але і фінансів, маркетингу і т. п.). Ірина Хлопунова запорукою успіху вважає, зокрема, правильну розстановку пріоритетів. Також експерт вказує на те, що найбільша проблема, з якою стикаються сьогодні HR-служби - це розрив між стратегічними і тактичними завданнями, які стоять не тільки перед відділом персоналу, але і перед організацією в цілому. «Уникати їх важко, для цього потрібно дуже добре знати і розуміти суть бізнесу, в якому працює компанія, жити її проблемами, дихати з людьми одним повітрям і дивитися з ними в одну сторону, - міркує вона. - Може, це звучить трохи пафосно, але інакше не буде ефективного відділу персоналу і бюджету, який може вирішити більшість нагальних проблем ».

Говорячи про те, за яких умов процес формування HR-бюджету в українській практиці стане більш якісним, Ольга Кравченко зазначила: «HR-службам слід вчитися ставитися до бюджету як до процесу фінансового, знати його досконало і їм управляти». Роман Борисенко також рекомендує підвищувати свою фінансову грамотність, і регулярно відкрито спілкуватися з HR-ами організацій-конкурентів для більш точного розуміння ринку і практик, які на ньому присутні. Наталія Озель солідарна з колегами: «Нам потрібні знання і досвід, які дозволять бути повноправним членом топ-менеджменту компанії, що впливає на ухвалення стратегічних рішень», - вважає вона. Про те, як важливо розуміти стратегію бізнесу, говорить і Олена Клімченко: «Інакше є ризик - хоч, безумовно, і з кращих спонукань - витратити ресурси (фінансові, часові, інформаційні), які можуть бути і не затребуваними».

Згадали експерти і про відомого підході багатьох компаній - якщо економити, то в першу чергу на персоналі. Роман Борисенко переконаний: «Щоб змінити ситуацію, необхідно наполегливо, крок за кроком, переконувати топ-менеджмент в тому, що цей підхід за своєю суттю є досить ризиковим, і в кінцевому підсумку себе не виправдовує». «Далеко не всі керівники розуміють, що витрати на персонал є такими ж важливими інвестиціями в бізнес, як і витрати на обладнання, техніку та оренду приміщення, - констатує Ірина Михайлова. - Тому наше завдання як HR-ів - не бути представниками профспілкової організації, а навчитися говорити мовою цифр і показників, щоб стати повноцінними бізнес-партнерами для топ-менеджерів і інвесторів ».

Підготувала

Христина Бражник


Получите за 15 минут консультацию юриста!