Sidebar

В связи с частыми изменениями в законодательстве, информация на данной странице может устареть быстрее, чем мы успеваем ее обновлять!
Eсли Вы хотите найти правильное решение именно своей проблемы, задайте вопрос нашим юристам прямо сейчас.

Внедрение гибкого графика работы: практика компании MarsЕще недавно гибкий график был достаточно редким и новым явлением на рынке труда Украины. Сегодня же многие компании все чаще и чаще задумываются о его введении. Цели такого шага могут быть разными – снижение переработок, предоставление льготы персоналу, дополнительная мотивация сотрудников, привлечение разных слоев населения, конкурентное преимущество перед другими работодателями и т. д. Главное – чтобы организация четко понимала цель внедрения этой инициативы именно для себя и определила ожидаемый результат.

«Mars Украина» среди всех подразделений компании Mars в СНГ была пионером по внедрению гибкого графика. Мы столкнулись с ситуацией, при которой наши люди часто задерживались на работе, у некоторых отделов нагрузка была неравномерной в течение месяца (например, у бухгалтерии). Когда сотрудники отправлялись в командировки, им зачастую было сложно приехать на работу к 8.30, если только в 8.00 они сходили с поезда, самолета либо прибывали из поездки ночью. Внедрение гибкого графика позволило нам минимизировать эти неудобства, а также проявить наш принцип Свободы в действии – дать персоналу право самостоятельно распределять собственное рабочее время.

Выгоды для сотрудников при внедрении этой льготы были очевидны:

1. Возможность самостоятельно планировать свою рабочую неделю.

2. Возможность управлять загрузкой.

3. Сохранение баланса работы/личной жизни.

4. Больше возможностей для решения личных вопросов без дополнительного согласования с руководителем.

Для компании выгоды тоже были достаточно значимы:

1. Повышение мотивации персонала.

2. Повышение эффективности деятельности (сотрудник работает, когда у него есть нагрузка, а не просто дожидается окончания рабочего дня, если он уже все сделал).

3. Снижение количества переработок, отгулов.

4. Снижение отсутствий на работе из-за визитов к врачу, курсов обучения иностранным языкам и т. д.

5. Дополнительное конкурентное преимущество на рынке труда для повышения привлекательности компании.

6. Возможность привлечь тех сотрудников, которые в силу каких-либо обстоятельств не готовы работать по фиксированному графику с 9 до 18.

Внедрение этой инициативы требует значительной подготовки. Мы приступили к анализу потребностей и написанию Политики о режимах рабочего времени. В первую очередь обозначили, какие категории сотрудников могут воспользоваться этой льготой. Например, если у вас есть производственный персонал, который работает посменно, то вряд ли бизнес будет готов разрешить приходить на смену в течение часа с ее начала, а не к конкретно назначенному времени. Сотрудники отдела продаж тоже не смогут воспользоваться такой льготой, если у их клиентов стандартный рабочий график. У нас категорий, к которым не применима данная льгота, оказалось несколько: региональная команда отдела продаж, частично – офисная команда отдела продаж и отдел по работе с клиентами. Тем не менее мы решили, что для основной части офисных сотрудников внедрение этой льготы будет эффективным.

Но как же быть с теми, к кому она не применима? Очень важно суметь объяснить и аргументировать, почему некоторые категории персонала (если таковые будут) не смогут пользоваться льготой. Аргументация должна быть достаточно простой и прозрачной, чтобы минимизировать возможное недовольство. Желательно также закрепить ее в Политике.

Далее мы обратились к законодательству. Не забывайте, что в КЗоТе зафиксирована рекомендованная продолжительность рабочего дня (девять часов с учетом одного часа перерыва на обед). Также в Методических рекомендациях по установлению гибкого режима рабочего времени указана максимальная продолжительность рабочего дня при гибком графике – 12 часов. Таким образом, возникает много возможных вариантов гибкого графика. Как сформировать такой, который наилучшим образом подойдет вашей организации? Продолжительность рабочего дня должна составлять 9 часов с учетом часа перерыва на обед. Например, добавляем их к самому позднему времени начала рабочего дня – 9.30, и получаем самое позднее время ухода – 18.30. Но как же теперь быть с самым ранним временем прихода на работу? Давайте вспомним рекомендацию законодательства о максимальной продолжительности рабочего дня – 12 часов. Отнимем от 18.30 12 часов и получим 6.30 утра как самое раннее время прихода на работу. Но если сотрудник пришел к 6.30 утра, то, отработав 9 часов, он сможет уйти в 15.30. Тут уже на ваше усмотрение. Возможно, вы готовы установить время обязательного пребывания на работе до 15.30. Если нет, то можно определиться с более поздним временем начала рабочего дня, например, 8.00. Таким образом, мы получаем гибкий график: приход на работу возможен в интервале с 8.00 до 9.30, уход с работы возможен с 17.00 до 18.30.

Определить, какой именно подойдет вашей компании, поможет понимание специфики деятельности организации и ее корпоративной культуры, а также режима работы ваших клиентов, подрядчиков, государственных служб и т. д. Например, вы можете установить график, который будет варьироваться на 30 минут, на час, на два или три. Вы можете фиксировать время на обед либо и его сделать гибким. Можно просить сотрудников отмечать время прихода и ухода на обед или оставить это на их ответственности.

Теперь настало время подумать о ресурсах. Как вы будете контролировать соблюдение этого графика? Кто будет следить за тем, чтобы люди отрабатывали дневную или недельную норму? Кто будет администрировать процесс? Система учета рабочего времени поможет вам ответить на этот вопрос. Она также позволит контролировать отработанное время, ведь некоторые сотрудники могут не справиться с предоставленной свободой и ответственностью. Сегодня уже не в новинку электронные пропускные системы, которые фиксируют время прихода и ухода. Тем не менее их нужно поддерживать. Подумайте о человеческих ресурсах и административных затратах. Наша компания внедрила систему электронного учета рабочего времени, и при этом назначила ответственного сотрудника из отдела персонала, который администрирует ее.

Пара вопросов, которые тоже важно продумать до внедрения гибкого графика, касаются штрафных санкций. Будут ли таковые? В каком случае они будут применяться, и кто будет принимать соответственные решения? Это также важно прописать в Политике или Положении о гибком графике, чтобы сотрудники заранее знали обо всем, и вы могли апеллировать к данному пункту при принятии решений. Мы, создавая Политику, пришли к тому, что не будем внедрять денежных либо дисциплинарных взысканий. Так как в нашем случае гибкий график – это льгота, мы решили оставить за собой право лишить ее при нарушении правил.

Продумайте также, как поступать с командировками – применять гибкие рабочие часы или считать дни по стандартному графику?

Одним из дополнений к подготовке внедрения может стать опрос мнений сотрудников с целью понять, насколько им это необходимо. Возможно, в вашей компании эта льгота не будет актуальной, и вы зря инвестируете время и средства. Мы не проводили опрос перед внедрением, но согласовали новую Политику с Советом директоров, которые представляют интересы своих сотрудников.

Успешность внедрения гибкого графика будет зависеть от конкретной компании, ее масштабов, культуры, практик. Мы решили идти путем эволюции и внедрять эту льготу постепенно. Для начала мы провели коммуникационную сессию, на которой сообщили, что такая льгота теперь доступна некоторым категориям сотрудников. Ответили на их вопросы. Это было ново, не все менеджеры с энтузиазмом отнеслись к идее и, конечно же, были те, кто не соглашался переводить персонал на гибкий график. Чтобы сделать процесс перехода более гладким, мы не настаивали, а предлагали протестировать льготу в течение одного месяца. В случае негативного результата возвращали людей на стандартный график.

Сначала мы несколько месяцев отслеживали отработанное время на еженедельной основе. Через полгода после внедрения провели первый опрос, и получили позитивные отзывы. Мы также проанализировали результаты отработанного времени. Значительных опозданий не было, все сотрудники достаточно успешно справлялись с управлением временем. Через некоторое время мы решили перевести контроль отработанного времени на ежемесячную основу. Кроме того, положительный опыт быстро разошелся молвой среди менеджеров, и они стали охотнее предоставлять эту льготу подчиненным. Со временем мы также больше ответственности возложили на руководителей. Они могут в любой момент времени проследить количество отработанного времени своих людей, их опоздания, если таковые были, больничные, отпуска. Сотрудники также имеют возможность контролировать отработанные часы и планировать график в электронной системе. Там же они отмечают командировки, временные отсутствия и т. д.

Изредка возникают спорные ситуации, например, когда человек несколько раз опаздывал даже в рамках гибкого графика. В таких случаях мы пользовались правом лишить его льготы. Иногда сотрудники в рамках гибкого графика уходили с работы раньше стандартного окончания работы, в то время как у бизнеса была потребность в их присутствии на работе до 18.00 или 19.00. Здесь важно было донести до сотрудника такую потребность и подкрепить ее аргументами из Политики. Сначала были ситуации, когда некоторые сотрудники опаздывали на встречи или тренинги, поскольку те были назначены раньше, чем они планировали прийти согласно своему графику. Тогда мы четко объясняли им, что основной принцип использования льготы – отсутствие противоречия интересам бизнеса. В данной ситуации приоритетным было проведение встречи или тренинга, соответственно, сотрудники должны это учитывать при планировании графика. Тем не менее некоторые из бизнес-процессов были адаптированы под гибкий график, например, ежемесячные собрания по доведению результатов бизнеса до персонала мы проводим теперь в 10.00.

По итогам работы за почти пять лет результат оказался позитивным, и мы получили хорошую обратную связь и от сотрудников, и от руководителей компании. Сейчас эта практика внедрена во всех подразделениях Mars в СНГ.

В завершение хотелось бы порекомендовать тем, кто собирается осуществить эту инициативу, обязательно обратить внимание на корпоративную культуру и ценности компании – насколько гибкий график будет им соответствовать и ими поддерживаться. Обязательно учтите нормы законодательства. При этом постарайтесь не предлагать много вариантов гибкого графика, чтобы не усложнять процесс. Перед внедрением на всю организацию испробуйте эту льготу в тестовом режиме (например, на одном отделе) или установите для сотрудников пробный период, чтобы они привыкли и научились пользоваться таким инструментом. Продумайте и пропишите Политику или Процедуру, что поможет вам избежать нецелесообразного использования и послужит опорой при решении спорных вопросов. Также не забудьте о «пути отступления», который тоже лучше зафиксировать в Политике.

И самое главное, гибкий график не должен стать инструментом дополнительного контроля. Если вы не доверяете вашим сотрудникам, возможно, такое решение – не для вашей организации.

Редакция благодарит HR-департамент

компании «Mars Украина»

за предоставленный материал


Получите за 15 минут консультацию юриста!